[摘要]智能化时代，档案管理已经成为衡量信息化建设水平的一个标准。本文采用文献研究法，阐述档案管理工作的基本内容和主要特点，结合智能化时代背景，说明智能档案管理工作不但能够提高档案的录入效率，还能通过规范管理确保档案的存放安全，具有重要的现实意义；着重讨论智能化档案管理的相关技术，分析智能档案管理工作中存在的问题，并提出具体的解决措施。

[关键词]档案管理,大数据时代,人工智能,智能化

[中图分类号]G24   [文献标识码]A

全球进入智能化时代，人工智能已经融入各个领域，给人们的生活带来极大的便利，这对经济、文化、科技的发展都有重要意义。传统档案管理工作存在很大的缺陷，难以适应新时代的发展要求。目前，档案管理已成为一项规范性的工作，进行数字化信息化更新很有必要。在我国档案管理的实际工作中，智能系统的应用还不广泛，工作标准还不够明确，存在新旧管理模式衔接不充分的问题，因此要研究档案管理的工作方法，应用科学技术进行智能化管理，保证档案信息的安全。

智能化档案管理内涵

1.档案管理工作概述

智能化档案管理是与传统档案管理相对的概念。传统档案管理工作基本依靠人工完成，主要包括信息录入、分类、归档、检索等，容易受到主观因素的影响，且存放方式较为复杂，容易出现信息泄露或档案丢失的问题，给档案管理工作带来不便。

2.智能化档案管理工作的特点

智能化档案管理具有效率高、安全性高、操作方便等特点。一是智能化系统能保证档案管理的效率和安全性。以RFID智能档案柜为例，在数据信息录入过程中减少人员的参与度，确保信息的安全性。二是信息录入方式便捷。档案管理工作是一项十分复杂的工作，每一个环节都涉及庞大的信息量。

智能化档案管理技术应用的现实意义

1.提高档案录入效率

传统档案管理工作基本上由人工完成，包括信息录入、档案装订、整理入柜等，不仅工作量大、耗费精力多，而且极易出错，在需要查找档案时，要翻阅大量的记录数据，给档案管理工作带来很大的困难。智能化档案管理工作能完美地解决这些问题。应用科学技术进行智能化管理，不仅能够节省时间，还可以大大提高档案的录入和查找效率。

2.确保档案安全

档案作为对曾经发生事实的一种记录方式，在保存上要确保其安全性。在之前的档案管理工作中，意外事件时有发生，大多是由于档案存放方式不当引起的。如2008年某市一家单位的档案室，因天气干燥和管理人员操作不当引发火灾，最终导致大部分纸质档案被烧毁，造成重大损失。在智能化档案管理工作中，档案录入、归档、检索、查阅等工作流程都可以依靠信息技术，减少了人为的参与程度，并且这些环节都可以实行有效监控，最大程度保证档案信息的安全。

智能化档案管理技术分析

1.RFID智能识别技术

这种技术基于RFID的自动识别功能，依靠磁场进行互相感应，最终读取档案信息，并进行识别归类。其基本工作原理就是每一个RFID智能档案柜都有读写器和电子标签，将RFID电子标签粘贴在档案上，当档案柜上的读取器识别到电子标签上的信息时，就会自动检索出该份档案的相关内容。这种技术可以远距离进行读取和快速扫描，还可以大批量同时读取，不受档案电子标签状态的影响。

2.条形码自动识别技术

条形码自动识别技术是基于智能化初期产生的，与购买商品时的收银系统原理类似，通过扫描条形码识别档案信息，规范档案管理工作。条形码通过特定的组成方式传达唯一信息，应用在档案管理中，主要是将条形码的编制、密码技术、数据通信等技术结合起来。此种技术在档案存放之前，由工作人员将档案信息录入系统，通过特定的应用服务器转换成条形码，这样该份档案就拥有了唯一的条形码，在存放入库时，将条形码粘贴在档案上，并依据特定的档案排序方式存放到管理柜中。

智能化档案管理应用过程中遇到的问题

1.新旧档案管理模式衔接不充分

众所周知，智能化档案管理是依靠现代技术完成的，传统档案管理基本是靠人力和经验进行的。在智能化档案管理模式推出的初期，新的技术受到广泛追捧，但很多单位一直以来都依靠传统方式管理档案，无法适应智能化档案管理工作模式。要想实施智能化档案管理，就要将已经存放归档的档案重新进行整理，工作量比较大。此外，智能化档案管理的推广还会受到网络技术的限制，很多工作人员担心电子设备的可靠性。

2.智能化档案管理工作缺少标准

我国对于档案管理工作一直没有明确的规定，对于智能化档案管理也缺少标准和经验。由于传统档案管理是按照固有模式进行，效率低下，所以率先研发出智能化档案管理平台的企业会考虑经济效益，没有进行资源共享。这就导致很多具有前沿开发思维的企业受到平台的局限，限制了档案管理工作智能化的发展。

推广智能化档案管理技术的有效措施

1.提高智能化工作意识

在推广智能化档案管理工作中，最关键的是要提高工作人员的智能化意识。传统档案管理工作中存在的种种问题，主要原因是受到工作人员思维模式以及智能化设备的限制。要想提高智能化工作水平，首先要重视智能化人才的培养，提高智能化意识，为档案管理智能化提供人才基础。其次要完善智能化工作设备，无论是RFID技术还是条形码自动识别技术，其实现的基础都是先进的电子设备，管理部门应积极购买智能化档案管理系统和配套的电脑设备，并结合工作实际，设置统一的网络技术中心，为开展智能化档案管理工作提供必要的硬件设施。最后要进行平台操作方面的培训。由于智能化档案管理在很多地区还处于初级阶段，应该积极开展技能培训，提高工作人员的基本素质，使智能化档案管理工作高效运行。

2.完善智能化档案管理工作规范

要想在更大范围内推广智能化档案管理工作，就要制定一个统一的标准。首先要由政府相关部门牵头，建立档案管理工作标准，设置统一的档案建档模板，并结合各地实际情况，出台关于智能化档案管理工作的相关规定，以此来确保档案管理工作有统一的标准。其次要积极整合资源，智能化档案管理工作涉及领域多，要整合技术资源，引入先进技术，对档案信息进行录入和分类，为后期档案检索提供条件。最后要加强对工作平台的管理，将备份数据信息作为强制性工作，定时对数据处理服务器进行检修，设置专门人员管理工作平台，避免数据信息丢失或泄露。

结语

档案管理工作在各行各业都发挥着重要作用，在智能化时代，要利用现代科学技术创新档案管理模式，提高档案管理工作效率。本文在分析智能化档案管理技术的基础上，阐述档案管理工作的特点和推广智能化管理的现实意义。智能化管理不但能够提高档案的录入效率、增加数据信息的储存空间，还能最大程度确保档案信息安全。在智能化档案管理模式推出初期，要制定解决方案，提高智能化档案管理的覆盖面。

（作者单位：临清市人民医院）

参考文献

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