摘要：作为办公室档案管理工作开展中的核心内容，文书档案的收集与归档具有至关重要的作用，不仅是开展高质量档案管理工作的先决条件，更是体现办公室档案管理工作水平的主要因素。在医疗卫生系统不断革新发展的背景下，促使文书档案收集与归档工作面临更高的标准和要求，所以需要通过提出针对性优化措施，来进一步强化文书档案收集与归档工作。基于此，本文针对办公室文书档案收集与归档工作管理进行分析研究。

关键词：办公室；归档工作；档案收集；管理

中图分类号：G275.2；G272 文献标识码：A

基层医疗机构在进行相关决策制定过程中，文书档案起着重要的参考作用，也是医院迈入可持续发展道路的重要支撑。针对文书档案而言，具体包括会议记录、决议、精神、谈话以及审批情况等类型文档资料，其文化档案收集与归档工作的开展，具有较强的技术性与服务性。而在医院转型发展背景下，办公室文书档案收集与归档工作的重要性愈发凸显，所面临的工作管理标准要求也不断提升。基于此，必须对文书档案收集与归档现状的分析，制定科学管理优化措施，来全面提升文书收集与归档工作开展质量和效果。

1 办公室文书档案收集阐述

1.1  文书档案收集的含义

所谓文书档案收集，是指工作人员严格按照相关规定要求，采取科学有效的档案征集方式方法，将分散在各个部门、人员手中的档案资料进行收集，然后在档案管理科室进行集中统一的管理^[1]。所以，档案收集工作开展已然成为本单位进行档案资源贮存的主要手段，也是实现对文书档案进行统一化的管理的主要手段，为本单位提供数据支撑的主要前提。

1.2  文书档案收集要求及其内容

针对文书档案收集工作的开展，其主要工作内容就是进行本单位文书档案资料的收集和接收。而在具体收集工作中，档案人员需秉承着以下工作开展要求来保障其收集工作的顺利开展：一是注重对档案内容的丰富与优化；二是强化相关调查、指导工作的开展；三是档案收集过程中应确保其入室标准；四是归档档案必须完整和齐全。相关工作人员需要明确，只有对上述要求的明确，才能进一步保障档案收集工作开展的科学性与合理性^[2]。

2 文书档案收集归档现状分析

2.1  文书档案管理意识的匮乏

在以往医院管理中，大部分人员对文书档案管理工作缺乏认知，其重视度也相对较差，导致文书档案收集和归档工作的开展呈现出不到位、不合理的状态^[3]。与此同时，大部分人员缺乏应有的文书档案管理意识，只注重对相关红头文件的收集和归档，而对普通编号文件却漠不关心，导致文书档案整体管理工作开展的效果不佳，并且档案失真、档案缺失以及档案时间不连续等现象不断涌现。此外，受到管理意识薄弱的影响，导致部分工作人员自身工作态度不端正，工作责任感和职责缺失，进而导致文书档案管理工作开展难度加大，促使文书档案无法真正发挥出自身应有价值。

2.2  文书档案收集归档缺乏力度

当前，大部分基层医院存在文书档案收集和归档工作缺乏力度的问题，致使具体文书档案管理工作中，普遍存在文书档案损坏和缺失的现象。而产生上述问题的主要因素在于：一是在实际文书归档工作中，其归档模式应用存在不合理，仍有相当一部分基层医院以文字纸质档案的形式进行文书档案的存储。并且针对电子档案收集和归档工作开展缺乏认知度，不具备电子归档的经验和技能；二是文书档案实际收集归档过程中，部分基层医院缺乏完善的档案管理流程，导致文书档案收集和归档过程中出现档案肆意摆放、杂乱无章的现象出现，进而导致文书档案归档工作难度加大；三是文书档案缺乏可靠性，部分基层医院为了应付上级检查，会选择对文书档案进行模拟，或者是直接加以篡改。而这就导致文书档案缺乏实际性与真实性；四是文书档案归档工作开展，其档案的不连续性和不完整性是主要问题之一，例如部分文书档案存在缺章断码的情况，致使文书档案收集归档工作开展受到影响^[4]。

2.3  文书档案收集不全面

现阶段基层医院开展文书档案管理工作中，逐渐体现出文书档案收集归档不全面的问题^[5]。针对文书档案管理工作的开展，其中所涉及的文书档案范围较为广泛，并且其文书档案的参考价值也相对重要。如若其文件材料出现未全面收集的情况，极易导致文书档案归档工作的开展受到严重的限制。再加上部分文书档案管理人员素质能力的匮乏，导致文书档案收集与归档工作开展的时间、经验以及经历都较为局限，所以导致文书档案收集不全面现象出现。此外，文书档案遗留在其它部门也是导致文书档案归档不全面的主要因素，对文书档案整体管理工作开展产生较大的影响。

3 办公室文书档案收集与归档工作强化措施

3.1  注重对文书档案管理体系的完善

要想进一步提升文书档案收集与归档工作效果，必须在具体工作开展过程中进行档案管理体系的完善与构建。并且需要在体系完善中，针对文书档案收集归档工作开展不规范的情况，进行相应管理原则和措施的制定，以此为依据要求基层医院所有人员严格按照相关规定和管理原则开展收集与归档工作，以期档案管理工作质量的全面提升^[6]。与此同时，在文书档案管理体系构建过程中，需结合具体情况帮助各个部门明确文书档案的具体归档范围，进而为相关管理制度原则的实施提供保障。此外，将月季考核制度与文书档案管理体系进行有机结合，可以起到强化工作人员工作效率的作用，并且文书档案收集与归档工作开展过程中，不断进行自身行为的规范，进而为文书档案管理工作开展打下基础。

3.2  注重强化档案管理人员素质培训

通过对文书档案工作人员能力的提升，可以起到文书档案收集、归档工作强化的作用^[7]。所以，在具体文书档案管理工作中，基层医院必须加大工作人员培训力度，结合以下方面来提升工作人员的全面素质：一是在开展诊疗工作中，需结合具体情况对工作人员的专业化项目进行定期安排，引导工作人员在具体培训过程中实现自身使命感和责任感的提升。与此同时，将相关培训活动与文书档案管理工作进行有机结合，以此在提升文书档案收集、归档效果的同时，保障文书档案管理工作效率得到提升；二是基层医院需强调对专业人员的引进，并且结合具体情况开展兼职人员的培训，不断提高兼职人员的文书档案管理综合能力，进而有效避免返工等现象的出现；三是基层医院基于对相关培训活动的开展，帮助工作人员明确掌握归档的具体范围等，以期文书档案收集与归档工作开展效果的大幅度提升。

3.3  注重强化文书档案宣传工作

通过对文书档案管理工作的宣传，可以帮助基层医院工作人员正确认知文书档案的重要性以及文书档案管理工作开展的必要性。基于此，针对宣传工作的开展，需要结合以下方面来保障宣传工作的高质量开展：一是具体管理工作中，其档案工作宣传力度的提升，需要通过对简报编制及其档案编研形式的应用，来实现对档案工作宣传效果的提升。与此同时，在具体宣传工作开展中，需要引导工作人员强化自身文书档案管理意识，进而积极投身于文书档案收集与归档工作之中；二是注重档案宣传范围的扩大。要求基层医院领导人员需参与到文书档案管理的宣传之中，并结合对信息技术的融合，实现文书档案管理人员管理手段的转变。另外，需结合实际情况，采用定期或者是非定期的方式来进行档案室库藏的检查，发现文书档案收集与归档过程中存在的问题和弊端，通过对问题弊端的有效解决来实现档案管理整体效果的提升；三是加强文书档案管理作用的宣传，可以起到提升宣传效果的作用，所以需要重视对文书档案管理作用的发掘，以期人员对档案管理工作的作用有较大认知。基于此，通过对文书档案管理的强化，可以为文书档案管理工作的开展提供保障，所以必须要重视对宣传工作的践行和落实^[8]。

3.4  注重文书档案收集归档方式的创新

档案管理人员需要正确认知自身职能定位，通过对文书档案收集与归档创新意识的培养，实现对文书档案收集与归档方式的创新，转变传统由各个部门进行文书档案的上交，转变为工作人员主动到各个部门进行文书档案的收集和归档。在此过程中，需要注重加强各个部门与同事之间的交流沟通。以此为依据，通过明确档案收集工作要求，主动上交相关的文书档案，将以往不情愿上交，转变为主动积极上交。此外，档案工作管理人员还需掌握不同时期的不同文件材料，并按照相关类别标准开展文书档案收集归档工作，通过在文书档案收集与归档工作具体开展过程中多沟通、多探索，以期文书档案管理整体工作效果的提升。

4 结束语

总而言之，文书档案是单位企业进行行政管理活动体现的主要载体，而文书档案收集和归档工作的开展，则是保障基层医院档案管理工作顺利开展的基础前提，并且其文书档案收集与归档工作开展效果，还会直接影响到档案管理效果以及文书档案最大化价值的体现。所以，必须强调对文书档案收集和归档工作的强化开展，以期基层医院能在可持续发展过程中具备良好的数据支撑。

参考文献：

[1]  潘海燕.办公室文书档案收集与归档工作管理的优化措施研究[J].办公室业务，2018（23）：157-158.

[2]  马玉英.办公室文书与文书档案管理的缺陷研究[J].赤子（上中旬），2015（17）：183.

[3]  肖存军.文书档案收集工作中存在的问题及对策研究[J].办公室业务，2013（19）：56.

[4]  陈艳珍.办公室文书档案收集与归档工作管理探究[J].现代企业文化，2017（35）：120.

[5]  刘子晗.探索办公室文书档案收集与归档工作管理[J].科学技术创新，2016（25）：196.

[6]  孙爱民.办公室文书档案收集与归档工作管理措施[J].办公室业务，2018（20）：119.

[7]  朱乃观.文书档案在办公室工作中的收集与归档管理[J].环球市场信息导报，2017（37）：120.

[8]  武洁.医院办公室文书与文书档案管理的缺陷及对策研究[J].办公室业务，2017（4）：126.